Ya hemos escuchado en multitud de foros la importancia de la digitalización, más ahora que el legislativo está negociando y preparando una nueva ley sobre el teletrabajo -a día de la elaboración del presente artículo-. Entiendo que en el ámbito jurídico, en el que me muevo, es bastante fácil teletrabajar y por ello no me refiero a llevarme el portátil de casa al despacho y viceversa, me refiero más allá de transportar la información con nosotros allá donde vamos.
Pensemos, tal y como he comentado antes, me llevo el ordenador portátil -donde guardo todos los archivos de mis clientes- de un sitio a otro (casa-despacho) y entiendo que puedo trabajar y/o teletrabajar en todos lo sitios, incluso si tengo que viajar a otra ciudad a realizar una vista, me llevo el ordenador. Pues bien, si por casualidades de la vida pierdo el ordenador en ese trayecto a otra ciudad para la realización de una vista y no tengo copia de seguridad del ordenador, entraría en ¡¡pánico!! De un plumazo me habría costado gran parte de mi despacho perder ese ordenador portátil, tan solo me quedaría volver a reconstituir otra vez los archivos que tengo en el ordenador con los posibles documentos físicos y carpetas que tuviera guardados. Pero con un par de herramientas de copia de seguridad y con alguna opción cloud os podéis evitar un gran dolor de cabeza en este sentido.
Si las palabras anteriores os han dado que pensar, mi consejo es que sigáis leyendo para saber más, y ver que, lo que he indicado antes sobre las copias de seguridad y su importancia, lo podemos incluir dentro de la seguridad de la información.
¿Qué es la transformación digital?
La TRANSFORMACIÓN DIGITAL es el proceso a través del cual el despacho identifica las herramientas tecnológicas adecuadas y las utiliza para mejorar la gestión interna, la experiencia del cliente y el conocimiento de su mercado.
No todas las tecnologías disponibles se adaptan a nuestros despachos, tenemos que elegir en base a nuestras capacidades, recursos y objetivos para ADICAE:
- Almacenamiento cloud para la documentación. (Microsoft 365 One Drive, servidores propios, etc.)
- Gestión de copias de seguridad
- Aplicaciones de control laboral: Timecamp, Sesametime, etc.
- Escáneres con reconocimiento de OCR, para escanear la documentación en formato que pueda buscarse dentro de los documentos.
- CRM (software de expedientes del despacho) y gestión de agenda (Abogados MF, Google suite, Microsoft 365…)
- Gestión de tareas y proyectos (G-suite, Microsoft 365 Teams, etc.)
- Inteligencia artificial aplicada al sector legal: Vlex Analytics, Jurimetría, Tirant Analytics, Legal Data, Deepion y Onna.
Pues bien, una vez identificados las posibles tecnologías y herramientas que nos van a ayudar en la transformación digital de nuestro despacho, el siguiente paso es la planificación de la implantación de esas herramientas de una manera paulatina y constante, aunque para ello nos encontramos con 3 obstáculos a esa implantación:
- La creencia de que dedicar tiempo a tareas que no estén directamente relacionadas con el trabajo técnico y la facturación de los encargos en curso no genera beneficios. Al fin y al cabo eso es una visión cortoplacista o a objetivos inmediatos
- Por otro lado nos encontramos con que tenemos el acceso a esa tecnología, pero no la usamos o hacemos un uso escaso, no sacando todo el posible potencial.
- Por último, la falta de necesidad hacia el cambio ya que si no hemos sufrido un susto, tal y como he comentado al principio pues quizás no veamos esa necesidad hacia el cambio.
Por último, se ha de ejecutar esa planificación para la implantación de las herramientas que nos van a ayudar en la transformación digital.
